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Dropboxで効率よく仕事する!使い方、共有の仕方

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Dropboxとは

Dropbox(ドロップボックス)は、世界的なシェアを持つオンラインストレージサービスのひとつで、パソコンやスマホとは別に、自分専用スペースを持ってファイルを保存できるサービスです。

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Dropboxのメリット

アカウントの作成にはメールアドレスさえあれば、無料で使い始めることができます。

さらに、削除してしまったファイルや保存前のファイルを 30 日間保存してくれて、ファイルの自動的なバックアップも可能なので、うっかりミスしてしまっても、希望があるのが最大のメリットです。

PC版では、Dropboxのフォルダ内に保存されたファイルは自動的に Dropbox に同期されるため、特にバックアップ操作をしなくても常に最新のファイルがオンライン上に保存されます。

同期とは

同期とは、パソコンとスマホなどの異なるデバイス、環境間で同じファイルが保存されている状態のことです。どこかのデバイスで最新のファイルに更新されると同期中のデバイスは全て最新のものに自動更新されます。

そのため、Dropboxで同期して使えるものであれば、USBやSDカードを持ち歩く必要がなく、家で作業して、その途中作業を外ではノートパソコンやiPadで出来るので、作業効率がアップしますね。

Dropboxのアカウントを作成、登録する

デジアシにお願いする時は基本的にパソコンからだと思いますので、ここでは、パソコンからのDropbox登録方法をお伝えします。

まずは、Dropboxのサイトから登録画面に進む

Dropboxのサイトにアクセスすると、Dropboxの登録画面が表示されます。

必要なのは、姓名、メールアドレス、パスワードだけ。利用規約を読んでからチェックボックスをチェックし、「登録する」をクリックします。

Dropboxにはいくつかのプランが用意されており、使える容量や機能が異なりますが、有料版を使うつもりがなければ、このままダウンロードで無料版が使えるので、「Dropboxをダウンロード」をクリックします。

すると、自動的にダウンロードが始まるので、「実行」をクリックします。しばらくすると、登録時の情報がそのまま読み込まれ、ログイン画面も表示されずにインストールが完了します。

インストールが完了した状態でホームに戻ると、Dropboxにログインされた状態になっていて、このようにスタードガイドがついています。共有ガイドをクリックすると、

メールで本人確認を要求されるので、登録したメールを開いて本人ですよ~とメールを送信し、

メールの方で、「メールアドレスを確認」をクリックして、登録を完了させて下さい。

このように表示されれば登録完了です。

ちなみに、インストールが完了すると、このようにDropboxのフォルダが左に表示されています。(windows 2018年3月 現在)

 

2台目以降はインストールとログインのみでOK

Dropboxは、ひとつのパソコンでしか使えないわけでなく、どのパソコンからでも同じファイルを使えるようになるメリットがあります。

よく使うパソコン全てにDropboxのをインストールし、同じアカウントでログインしておけば、自動的にサーバー上のファイルが同期され、同じファイルがダウンロードされるので、どのパソコンからでも作業ができて嬉しいですね。

2台目以降の設定方法

まずは、2台目以降のパソコンのブラウザーからDropboxのサイトにアクセスします。1台目のパソコンと同じアカウントでログインし、右上の可愛いお顔のマークのオプションボタンをクリックして、「インストール」を選びます。

すると、1台目と同じように、「Dropboxをダウンロード」が出てくるので、後は同じようにインストールして完了です。簡単ですね!

1台目のパソコンと同じアカウントでログインすれば、「Dropboxフォルダ」に同じファイルが表示されます。

Dropboxをアシスタントとのやりとりに使うには

データのやり取りを、メールやファイル転送サービスなどで送りっぱなしにするだけでなく、そのまま共有して使えるのが、このDropboxです。

Dropbox 上にあるファイルを共有することで、複数の人が同じファイルを編集して共同作業をすることが可能なので、複数のアシスタントに仕事を割り振るのにも、とても役に立ちます。

ただ、気をつけなければならないのが、他の人が作業しているものを、別の人が同じところを作業していて、二重になってしまうトラブルがあるので、気をつけて作業を割り振ってくださいね。

後は、オンライン上での作業は重くなるので、上書きのミスを避けるためにも、一度自分の作業デバイスに、ファイルをコピーしてから、コピーしたファイルで作業を進めていき、作業が終わったら、コピーしたファイルをDropboxへ、といった感じでお願いするといいですよ(*´꒳`*)私はアシスタント先でこの方法を教えていただきました。

Dropbox共有の仕方

じゃあその共有ってどうやるの?

Dropbox 内のフォルダにアシスタント(他ユーザー)を招待してください。そうする事で、そのフォルダは共有フォルダになります。共有フォルダで変更した内容は、そのフォルダのアクセス権を持つユーザー全員に同期されます。

共有フォルダ以外の場所にあるファイルは、アシスタントからは見えないので、ご安心ください。共有フォルダ内のものだけが、共有されます。

共有フォルダにする方法

  1. Dropboxサイトへログインする。
  2. Dropboxホームより「新しい共有フォルダ」をクリック。
  3. 新規フォルダか、既存のフォルダか、どちらを共有にするか選ぶ。
  4. 新規フォルダなら、フォルダの名前をつけて、誰に共有するのか、メールアドレスを入れる。
    既存のフォルダなら、フォルダを選んで、共有する人のメールアドレスを打ち込むだけ。

すると、このように表示されます。

↓↓↓↓↓

 

これで、あとはSkypeやLINEで連絡を取りながら、作業するフォルダのやりとりをするだけです。

まとめ

  • 無料で使えて、同期で自動バックアップしてくれる。
  • 削除してしまったファイルや保存前のファイルを 30 日間保存されるので、上書きミス、紛失にも安心!
  • 姓名、メールアドレス、パスワードだけで使用が可能
  • 共有フォルダで複数の人と同じものをやりとりできる

とても便利で、作業効率が上がるので、アシスタント以外でも色んなことに使えます。なにより、個人的には、締め切りに追われてバタバタしていると、ちょっとしたミスをする事があるので、

削除してしまったファイルや保存前のファイルを 30 日間保存」はかなりポイントが高いです!

色んなものを有効活用して、締め切りまで頑張りましょう!

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  • この記事を書いた人

由愛乃ナカ

1児のママ。漫画イラストレーターの由愛乃ナカ(ゆめのなか)です。1989/10/27 A型 岐阜県生まれの岐阜育ち❗️岐阜love❤️さそり座の女。多趣味で、楽しいことと、人に喜ばれるのが大好き❗✨

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